Jak nie gubić zapytań z Otodom i Morizon poza godzinami biura

Portale ogłoszeniowe przynoszą deweloperom dużo zapytań, ale nie pilnują, co się z nimi dzieje później. Wiadomość wysłana w piątek o 22:00 przez formularz w ogłoszeniu trafia do skrzynki, której w weekend nikt nie czyta. Telefon w sobotę rano dzwoni w pustym biurze. W poniedziałek część tych osób ma już umówioną prezentację gdzie indziej.

Ten tekst porządkuje, którędy przychodzą zapytania z portali, gdzie giną po godzinach i co można ustawić od razu, żeby w poniedziałek rano mieć komplet kontaktów.

Którędy przychodzą zapytania z portali

Zapytanie z portalu rzadko przychodzi jedną drogą. Zwykle są trzy:

1. Wiadomość z formularza w ogłoszeniu. Regulamin Otodom dla deweloperów opisuje ogłoszenie wyposażone w formularz kontaktowy, który pozwala użytkownikom wysłać wiadomość do dewelopera. Od 19 września 2023 r. szukający mogą wybrać gotowy temat zapytania, a według Otodom pozwala to sprzedawcy ocenić potencjał kontaktu.
2. Telefon z numeru w ogłoszeniu. Po godzinach kończy się zwykle nieodebranym połączeniem, o którym nikt nie wie, jeśli nie ma listy nieodebranych.
3. Przejście na stronę inwestycji. Część osób nie pisze w portalu, tylko klika dalej, żeby obejrzeć rzut, galerię i cennik. Tam szuka odpowiedzi sama albo wychodzi.

Każda z tych dróg przecieka po godzinach w inny sposób, więc każdą trzeba zabezpieczyć osobno.

Gdzie zapytania giną wieczorem i w weekend

• Wspólna skrzynka bez właściciela. Wiadomości z kilku portali lądują na jednym adresie, a w weekend nikt nie ma dyżuru. W poniedziałek najnowsze maile są na górze, a te z piątku spadają na dół listy.
• Nieodebrane połączenia bez śladu. Jeśli numer w ogłoszeniu to zwykła komórka handlowca, połączenie z soboty zostaje w jego telefonie. Nikt inny o nim nie wie.
• Wiadomości w koncie portalu. Część odpowiedzi i dopytań zostaje w panelu portalu, jeśli nie są przekazywane do skrzynki albo CRM.
• Klient na stronie bez odpowiedzi. Osoba, która przeszła z portalu na stronę inwestycji, trafia na formularz „odezwiemy się” i dalej nic nie wie o cenie miejsca postojowego, o które chciała zapytać.

Co możesz ustawić już dziś

1. Jedno miejsce na wszystkie zapytania

Ustal, gdzie trafiają wiadomości z każdego portalu, i sprowadź je do jednej skrzynki albo do CRM. Dla integracji z systemami sprzedaży OLX Group, do której należy Otodom, udostępnia API, przez które aplikacja może odbierać zapytania od użytkowników w czasie rzeczywistym. Dokumentacja zastrzega, że dostępność tej funkcji zależy od serwisu, więc zapytaj dostawcę swojego CRM, czy ma taką integrację z Otodom i jak działa w praktyce.

2. Lista nieodebranych połączeń na poniedziałek rano

Otodom oferuje deweloperom bezpłatną usługę Manager Połączeń. Według regulaminu dostarcza ona zbiorcze dane o połączeniach i próbach połączeń oraz powiadomienia o udanych i nieudanych próbach kontaktu telefonicznego. Grupa Morizon-Gratka opisuje podobną usługę, calltracking, z automatycznymi powiadomieniami mailowymi o połączeniach, które nie zostały odebrane. Na stronie usługi mowa o biurach nieruchomości, więc zapytaj opiekuna, czy jest dostępna w ofercie dla deweloperów.

Niezależnie od narzędzia zasada jest jedna: w poniedziałek o 9:00 pierwsza rzecz to oddzwonienie do wszystkich nieodebranych z weekendu, zanim zaczną się nowe telefony.

3. Automatyczna odpowiedź, która coś mówi

Ustaw na skrzynce, do której trafiają zapytania z portali, automatyczną odpowiedź na wieczory i weekendy. Niech zawiera link do aktualnego cennika i rzutów na stronie inwestycji oraz konkretną informację, kiedy handlowiec się odezwie. Klient dostaje coś od razu, zamiast ciszy do poniedziałku.

4. Kolejność według tematu wiadomości

Jeśli korzystasz z tematów zapytań w Otodom, zacznij poniedziałek od tych, które wskazują na gotowość do zakupu, na przykład prośby o kontakt albo pytania o konkretny lokal. Ogólne pytania mogą poczekać godzinę dłużej.

5. Strona inwestycji, która odpowiada sama

Osoby, które przechodzą z portalu na stronę inwestycji, szukają konkretów. Pełny cennik ze statusami lokali, ceny miejsc postojowych i komórek oraz terminy oddania na stronie odpowiadają na część pytań, zanim padną. Asystent AI na stronie idzie krok dalej: odpowiada w rozmowie o lokalu, który klient właśnie ogląda, i zbiera kontakt, gdy klient chce prezentacji. Wiadomości z formularzy portali nadal trafiają do Twojej skrzynki. Asystent działa na Twojej stronie, nie w portalu.

Czego portale nie zrobią za Ciebie

Nie znaleźliśmy w materiałach Otodom ani Morizon-Gratka informacji, że szybkość odpowiedzi wpływa na pozycję ogłoszenia. Morizon-Gratka wymienia wśród czynników kolejności ogłoszeń między innymi datę dodania, aktualność, zainteresowanie ogłoszeniem, dopasowanie do preferencji użytkownika i usługi promocyjne. Czasu odpowiedzi na tej liście nie ma.

Szybka odpowiedź nie podbije więc ogłoszenia w wynikach. Liczy się z innego powodu: klient, który zapytał w piątek wieczorem, w poniedziałek porównuje już kilka ofert. O tym, dlaczego każda godzina czekania kosztuje, piszemy osobno.

Źródła

• Otodom, Regulamin dla deweloperów: formularz kontaktowy w ogłoszeniu, usługa Manager Połączeń.
• Otodom, Nowe funkcjonalności dla deweloperów: tematy zapytań, dostępne od 19 września 2023 r.
• OLX Group Developer Hub, Receiving user messages: odbieranie zapytań przez API, dostępność zależna od serwisu.
• Morizon-Gratka, Calltracking: numery wirtualne i powiadomienia o nieodebranych połączeniach.
• Morizon-Gratka, O kolejności ogłoszeń: czynniki wpływające na kolejność.